Gestionnaire des Instances Médicales - Centre de Gestion 62 H/F - 59

Garantir un accueil téléphonique et physique optimum :
- Renseigner, conseiller et assister les Collectivités et Etablissements publics concernant toutes questions relatives au Conseil Médical
- Assurer le secrétariat téléphonique du service
- Etre à l'écoute
- Formuler des réponses claires et concises
- Garantir un accueil toujours courtois et posé
- Accueillir le public avec amabilité,
- S'exprimer clairement oralement et par écrit,
- Reformuler les demandes,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Prendre les renseignements et rappeler
- Réorienter les appels téléphoniques si nécessaire

Prendre en charge le secrétariat administratif :
- Procéder à l'enregistrement du courrier
- Créer le dossier médical de l'agent et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation
- Rédiger et expédier les convocations
- Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers et compte-rendu
- Faire des observations et proposer des améliorations de l'existant
- Classer et archiver les dossiers et documents dans la GED
- Rendre compte des travaux au responsable de service
- Rédiger et proposer les avis lors des séances

Savoirs :

- Connaissance du milieu médical
- Connaissance de la législation en vigueur au Conseil Médical
- Connaissance de base du statut de la Fonction publique territoriale et de l'environnement territorial
- Maitriser les procédures de service
- Techniques d'accueil et de secrétariat
- Maîtriser les techniques d'écoute
- Maitrise des logiciels et applications de bureautique : WORD, EXCEL, AGIRHE, GED
- Connaître les règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Connaissances en gestion comptable et administrative
- Méthode de classement et d'archivage
- Maîtrise de l'application VADIM

Savoir être :
- Avoir le sens du service public
- Aisance relationnelle
- Patience
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Diplomatie
- Grande Discrétion
- Réactivité
- Priorisation
- Travail en équipe